• Home
  • Nieuws
  • Verbeteringen en uitbreidingen beschikbaar voor inkoopfactuurherkenning en andere producten

Verbeteringen en uitbreidingen beschikbaar voor inkoopfactuurherkenning en andere producten

Ecobit zit niet stil bij de ontwikkeling van haar producten. In de afgelopen periode hebben wij verbeteringen aangebracht aan een aantal van onze producten die we bij u onder de aandacht willen brengen. Mogelijk bieden deze functionaliteiten kansen om uw processen verder te optimaliseren. U kunt dan kiezen om een (of meerdere) van deze nieuwe functionaliteiten te laten implementeren in het product dat u van ons afneemt.

 

 

Inkoopfactuurherkenning

icon ecobit

Betalingskenmerk op factuur naar AFAS

Je kan in de factuurherkenning ook het/een betalingskenmerk op een factuur herkennen en trainen. Het betalingskenmerk wordt dan in de UBL meegestuurd naar AFAS. Binnen AFAS kan dit kenmerk worden gebruikt in jullie administratie en uiteraard bij betalingen.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Nieuwe methode verwijderen/afkeuren factuur

Als je de knop “Reject” gebruikt lijkt het erop dat alles definitief is “weggegooid”, echter blijft op de Ecobit server de e-mail (batch) opgeslagen. Vanuit veiligheidsoverwegingen kan je er voor kiezen om deze aanpak te wijzigen. Hiervoor hebben we een nieuwe methode gebouwd. Als je een mail/batch wil weggooien kan je op de knop “Geen factuur” klikken en aangeven dat de documenten geen factuur zijn. Je kan dan een reden voor verwijderen opgeven. De batch (mail met bijlagen) zal dan naar een e-mailadres gestuurd worden met de melding dat de batch is verwijderd (met de reden die je opgegeven hebt). Hier kan dan eventueel actie op ondernomen worden. Daarna wordt de batch definitief van de Ecobit server verwijderd.

Bij overgang naar de nieuwe werkwijze zal ook een korte instructie (met plaatjes) gestuurd worden.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

E-mailadres van afzender zichtbaar in de lijst met te valideren documenten

Om de herkenning van een afzender van een e-mail (batch) te verbeteren is het nu ook mogelijk om het e-mailadres van de afzender bij een batch te tonen in de lijst met te valideren batches. Hierdoor kan je beter herkennen welke facturen van een bepaalde leverancier klaar staan voor validatie. Mocht de leverancier bellen over een factuur kan je in dit geval de factuur/facturen gemakkelijker in de lijst met batches vinden

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Samenvoegen velden t.b.v. vrije matching

Binnen AFAS kan bij het verwerken van e-facturen gebruik gemaakt worden van de vrije matching. Hiervoor is een unieke omschrijving op de e-factuurregel nodig (per administratie-crediteur combinatie). Het kan uiteraard voorkomen dat goederen of diensten aan meerdere locaties/projecten worden geleverd. Hierdoor kan je een omschrijving van bijvoorbeeld een dienst niet heel gemakkelijk boeken op kostenplaats of project, omdat de dienst (bijvoorbeeld) niet uniek genoeg is omschreven.

Ecobit heeft hiervoor een mogelijkheid gebouwd om een extra gegeven op de factuur te herkennen en deze mee te geven in de omschrijving van de e-factuur regel. Als je bijvoorbeeld een projectnummer in het extra veld laat herkennen, zal het projectnummer samengevoegd worden met de omschrijving van de factuurregel. Deze worden dan in 1 veld omschrijving meegestuurd naar AFAS. Hierdoor krijg je unieke omschrijvingen per project (of locatie) die dan op de betreffende kostenplaats/project kan worden geboekt. Dit kan dan als vrije matchingregel in AFAS opgeslagen worden.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Nieuwe versie CheckMail voor Modern Authentication (Office/MS 365)

Microsoft zit uiteraard ook niet stil in het verbeteren en beveiligen van haar omgevingen en diensten. Microsoft gaat voor IMAP verwerking beveiliging verbeteren voor alle Office/MS 365 gebruikers. Voor IMAP gaat 2-factor authenticatie (met behulp van een applicatietoken) standaard worden. De CheckMail applicatie van Ecobit haalt e-mails met facturen op door gebruik te maken van het IMAP protocol. Ecobit heeft de CheckMail applicatie voorbereid op het gebruik van de OAuth 2.0 standaard. Om in de toekomst gebruik te kunnen blijven maken van het ophalen van e-mails uit een Office/MS 365 mailbox kan het verstandig zijn om alvast over te stappen op deze nieuwe methode.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Multifactor authenticatie voor Windows Virtual Desktop

Ook Ecobit werkt aan het verbeteren van beveiliging en gaat mee met de tijd en oplossingen. Vanaf nu is het mogelijk om voor het inloggen op de Ecobit inkoopfactuurherkenning over te stappen op multifactor authenticatie (MFA). Met MFA moet de gebruiker na het inloggen met e-mailadres en wachtwoord ook de inlog bevestigen met een SMS-code of met behulp van een authenticator app op de smartphone. Hiermee weet het systeem zeker(der) welke gebruiker inlogt en dat de persoon die in probeert te loggen ook daadwerkelijk die persoon is die hij/zegt te zijn.

N.B. Deze functionaliteit is optioneel en brengt een iets hoger abonnement voor gebruikers met zich mee. Daarnaast moet iedere gebruiker een eigen account hebben. Het delen van een inlog is met MFA niet meer mogelijk.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 14,50 per gebruiker per maand (standaard gebruiker: € 9,50 p.m.)

 

Verkooporderherkenning

icon ecobit

Zoeken op artikelnummer klant en AFAS artikelnummer

Ecobit haalt uit AFAS de gegevens van artikelen op om de juiste gegevens bij de order te kunnen doorsturen naar AFAS. Je kon kiezen of Ecobit zocht op de AFAS artikelnummers óf op de artikelnummers van de verkooprelatie. Met deze update hoeft deze keuze niet meer gemaakt te worden. Ecobit zoekt of het herkende artikelnummer op de order gevonden kan worden als AFAS artikelnummer OF dat van de klant. De gegevens die nodig zijn worden dan in de artikelregel overgenomen.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Nieuwe methode verwijderen/afkeuren verkooporder

Als je de knop “Reject” gebruikt lijkt het erop dat alles definitief is “weggegooid”, echter blijft op de Ecobit server de e-mail (batch) opgeslagen. Vanuit veiligheidsoverwegingen kan je er voor kiezen om deze aanpak te wijzigen. Hiervoor hebben we een nieuwe methode gebouwd. Als je een mail/batch wil weggooien kan je op de knop “Geen verkooporder” klikken en aangeven dat de documenten geen order(s) is/zijn. Je kan dan een reden voor verwijderen opgeven. De batch (mail met bijlagen) zal dan naar een te kiezen e-mailadres gestuurd worden met de melding dat de batch is verwijderd (met de reden die je opgegeven hebt). Hier kan dan eventueel actie op ondernomen worden. Daarna wordt de batch definitief van de Ecobit server verwijderd.

Bij overgang naar de nieuwe werkwijze zal ook een korte instructie (met plaatjes) gestuurd worden.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

E-mailadres van afzender zichtbaar in de lijst met te valideren documenten

Om de herkenning van een afzender van een e-mail (batch) te verbeteren is het nu ook mogelijk om het e-mailadres van de afzender bij een batch te tonen in de lijst met te valideren batches. Hierdoor kan je beter herkennen welke verkooporders van een bepaalde klant klaar staan voor validatie. Mocht de klant bellen over een verkooporder die hij/zij heeft ingestuurd kan je in dit geval de order(s) gemakkelijker in de lijst met batches vinden

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Nieuwe versie CheckMail voor Modern Authentication (Office/MS 365)

Microsoft zit uiteraard ook niet stil in het verbeteren en beveiligen van haar omgevingen en diensten. Microsoft gaat voor IMAP verwerking beveiliging verbeteren voor alle Office/MS 365 gebruikers. Voor IMAP gaat 2-factor authenticatie (met behulp van een applicatietoken) standaard worden. De CheckMail applicatie van Ecobit haalt e-mails met facturen op door gebruik te maken van het IMAP protocol. Ecobit heeft de CheckMail applicatie voorbereid op het gebruik van de OAuth 2.0 standaard. Om in de toekomst gebruik te kunnen blijven maken van het ophalen van e-mails uit een Office/MS 365 mailbox kan het verstandig zijn om alvast over te stappen op deze nieuwe methode.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 0,00

icon ecobit

Multifactor authenticatie voor Windows Virtual Desktop

Ook Ecobit werkt aan het verbeteren van beveiliging en gaat mee met de tijd en oplossingen. Vanaf nu is het mogelijk om voor het inloggen op de Ecobit inkoopfactuurherkenning over te stappen op multifactor authenticatie (MFA). Met MFA moet de gebruiker na het inloggen met e-mailadres en wachtwoord ook de inlog bevestigen met een SMS-code of met behulp van een authenticator app op de smartphone. Hiermee weet het systeem zeker(der) welke gebruiker inlogt en dat de persoon die in probeert te loggen ook daadwerkelijk die persoon is die hij/zegt te zijn.

N.B. Deze functionaliteit is optioneel en brengt een iets hoger abonnement voor gebruikers met zich mee. Daarnaast moet iedere gebruiker een eigen account hebben. Het delen van een inlog is met MFA niet meer mogelijk.

Kosten implementatie (indicatie): 1 à 2 uur

Kosten abonnement: € 14,50 per gebruiker per maand (standaard gebruiker: € 9,50 p.m.)

 

Hoe kan ik functionaliteit(en) laten installeren?

Zit bij bovenstaande updates een interessant stuk functionaliteit die jullie graag laten implementeren, stuur dan een e-mail (met opdrachtbevestiging) naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Benoem in deze e-mail de gewenste functionaliteit voor jullie Ecobit omgeving. Deze e-mail zal dan dienen als opdrachtbevestiging en de functionaliteiten zullen (indien niet anders aangegeven) z.s.m. geïmplementeerd worden.

Update on premise installatie OpenText Capture Center (OCC)

Voor onderstaande functionaliteiten is OCC versie 16,4 noodzakelijk. Een update naar deze versie kan onderdeel zijn van de noodzakelijke werkzaamheden. Een update van jullie OCC installatie naar de nieuwste versie neemt tussen de 4 en 6 uur in beslag. Houd hier rekening mee in de begroting/berekeningen voor de business case(s).

Toelichting kosten

Kosten voor implementatie van de gekozen functionaliteit zal op basis van nacalculatie doorbelast worden. Het uurtarief voor installatie is € 95,00 per uur (excl. BTW). Wanneer meerdere functionaliteiten worden geïmplementeerd kan het aantal uur lager uitvallen dan de som van de aparte functionaliteiten.

 

Pakbonherkenning

Ecobit presenteert met trots pakbonherkenning!

Met onze oplossing voor pakbonherkenning is het handmatig registreren van ontvangsten verleden tijd. Wanneer een order niet volledig wordt geleverd, moeten medewerkers vaak een ‘deellevering’ registeren. Hier moeten de geleverde goederen apart worden geregistreerd als ontvangst of moeten de ontvangstregels van niet-geleverde goederen op 0 gezet worden. Met behulp van pakbonherkenning van Ecobit kan een pakbon herkend en automatisch verwerkt worden. Hiermee is het registreren van deelleveringen of het op “0” zetten van (talloze) orderregels niet meer nodig.

Meer weten?: Neem contact op met onze consultant Arjan van den Oord (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)!