Ecobit heeft een applicatie ontwikkeld waarmee gegevens in Profit automatisch kunnen worden bewerkt. De software haalt de gegevens op uit uw AFAS Profit systeem, voert de gewenste bewerkingen uit en slaat vervolgens de bewerkte gegevens weer op in uw AFAS Profit installatie. 

De mogelijkheden van dit  standaard product zijn zeer uitgebreid. Voor uw situatie bekijken we uiteraard op welke wijze de Ecobit AFAS Motor moet worden ingesteld, zodat u een op maat gesneden oplossing heeft. Neem contact met ons op voor alle mogelijkheden.

Een aantal voorbeelden hoe de Ecobit AFAS Motor al bij diverse klanten wordt gebruikt:

• Conversie dossieritems

Dossieritems uit AFAS Profit (bijvoorbeeld Excel bestanden) worden opgehaald en omgezet naar een PDF formaat. De PDF wordt vervolgens weer in AFAS Profit opgeslagen als dossieritem.

• Profit gebruikers aanmaken voor nieuwe medewerkers

De Ecobit AFAS Motor haalt de gegevens van nieuwe medewerkers op uit AFAS Profit en zorgt ervoor dat automatisch in Profit een bijbehorende gebruiker wordt aangemaakt.

• Projecten aanmaken vanuit workflow

Op basis van de uitkomst van een workflow wordt een nieuw project aangemaakt. Voorbeeld: via OutSite wordt een subsidieaanvraag gedaan, welke de workflow ingaat ter goedkeuring. Wanneer de aanvraag is goedgekeurd wordt door de Ecobit AFAS Motor een nieuw project aangemaakt. Het project krijgt automatisch de gegevens mee die bij de aanvraag zijn meegegeven, zoals de naam van de aanvrager, een verantwoordelijke en een begindatum. Ook wordt het dossieritem aan het project gekoppeld.

• Projecten aanmaken voor nieuwe verkooprelaties

Op basis van een aantal criteria worden projecten aangemaakt voor nieuwe verkooprelaties. Dit kan per verkooprelatie één project zijn, maar ook meerdere projecten.

• Updaten pakbon

Nieuwe pakbonnen worden gecontroleerd op regels met 0 bestelde artikelen en op regels met dezelfde items. De '0 regels' worden automatisch verwijderd en de regels met dezelfde items worden bij elkaar opgeteld, zodat één regel per uniek item in de pakbon aanwezig is. Daarnaast kunnen aan de hand van een aantal voorwaarden in de pakbon automatisch regels worden toegevoegd voor transportkosten.

• Synchronisatie vrije velden

Dezelfde vrije velden bij een 'Contactpersoon' en een 'Persoon' in Profit worden automatisch gesynchroniseerd. Op deze manier kunnen de gegevens op één plek worden ingevoerd en gewijzigd en zijn ze op meerdere plekken (zowel bij 'Contactpersoon' als 'Persoon') aanwezig.

• Reverse billing

Aan de hand van een inkoopfactuurregel wordt een inkoopfactuur PDF gemaakt met behulp van een rapportdefinitie, zodat u zelf kunt bepalen hoe de inkoopfactuur eruit komt te zien. De inkoopfactuur wordt als bijlage geplaatst bij de inkoopboeking.

• Sales categorieën

Verkooprelaties worden automatisch beoordeeld en daarna opgedeeld in salescategorieën. Aan de hand van bepaalde waardes, zoals aantal gescoorde forecasts, aantal marketingdossieritems of aantal salesdossieritems wordt elke verkooprelatie in een bepaalde categorie geplaatst.

• Declaratie boeken als inkoopfactuur

Een externe geeft via OutSite het bonnetje / de declaratie op met benodigde gegevens, die als dossieritem de workflow van Profit ingaat; wanneer de declaratie is goedgekeurd maakt de Ecobit AFAS motor hier een inkoopfactuur boeking van.

---

De Ecobit AFAS Motor wordt continu uitgebreid met extra modules. Loopt u in AFAS Profit ergens tegenaan en wilt u weten of dat met onze applicatie kan worden opgelost? Neem dan contact met ons op.

Bart Clement van Ecobit is gecertificeerd AFAS Expert (meer info).